目次
はじめに
「Excelは使えるけど、Googleスプレッドシートは初めて」という方も多いのではないでしょうか。
スプレッドシートはクラウド型の表計算ツールとして、共有や共同編集のしやすさが最大の特徴です。
この記事では、初心者がスプレッドシートを使い始める際に絶対に知っておくべき5つの基本操作を、ビジネスシーンを想定してわかりやすく紹介します。
スプレッドシートの作成方法
手順
- Googleドライブ にアクセス
- 左上の「新規」→「Googleスプレッドシート」をクリック
- 空白のスプレッドシートが立ち上がり、すぐに使用可能
📌ポイント
- 画面左上「無題のスプレッドシート」をクリックして名前を設定
- 作成と同時に自動保存が有効になります
ファイルの共有方法とアクセス権限の設定
複数人で作業する際、スプレッドシートの「共有」機能は非常に便利です。
手順
- 右上の「共有」ボタンをクリック
- 共有したい相手のGoogleアカウント（メールアドレス）を入力
- 権限を選択：「閲覧者」「編集者」から選択
- 必要に応じてメッセージを入力して送信
リンク共有の設定
- 「リンクを知っている全員」に共有する設定も可能
- リンク共有時にも、閲覧専用／編集可などの制御が可能
🔐ポイント
- 業務上は「編集可」よりも「閲覧のみ＋コメント可」にすると誤編集防止になります
バージョン履歴の確認と復元方法
スプレッドシートでは、編集履歴がすべて自動で保存されており、いつでも過去の状態に戻すことが可能です。
手順
- メニューの「ファイル」→「バージョン履歴」→「バージョン履歴を表示」
- 画面右側に時系列で過去の編集履歴が表示されます
- 任意のバージョンをクリック → 「このバージョンを復元」で過去の状態に戻せます
🕒便利ポイント
- 編集者名が残るため、「誰が・いつ・どこを変えたか」の確認が簡単
- 誤編集・上書き時の「保険」になる重要機能
自動保存とGoogleドライブ内の整理方法
スプレッドシートは数秒ごとに自動保存され、編集内容は常に最新の状態でクラウドに保存されます。
整理のポイント
- Googleドライブ上でプロジェクトや部署ごとにフォルダ分けをする
- ファイル名に「用途＋日付」を入れると検索・管理がしやすくなる
例）月次報告書_2025年5月、営業成績まとめ_2025Q1
📂活用のコツ
- ドライブ上の「スター（お気に入り）」機能を使えば、よく使うスプレッドシートにすぐアクセス可能です
シートの保護・編集制限の設定
業務での利用時には、誤操作防止や権限管理も非常に重要です。
シート保護の手順
- 保護したいシートのタブを右クリック →「シートを保護」
- 編集制限を設定
- 特定のセル範囲のみ編集可能にする
- 編集できるユーザーを制限する
🔐活用例
- 「合計」や「関数が入っている行」は保護しておく
- 管理者だけが編集できる「管理列」や「マスターデータ」に制限をかける
まとめ：まずはこの5つからスタートしよう
Googleスプレッドシートは、使いこなせば業務効率を大きく高められるツールです。
まずは以下の5つの基本操作をしっかりマスターしましょう。
✅ 新規作成
✅ 共有とアクセス権の設定
✅ バージョン履歴の確認と復元
✅ ファイル整理と自動保存の活用
✅ シートの保護と編集制限
